Eine Hochzeit abzusagen, ist ein kaum ertragbarer Schritt. Kein Paar, das sich ursprünglich zu einer Heirat entschlossen hat, geht leichtfertig mit einer Absage um. Doch es gibt triftige Gründe, die eine Trauung hinfällig machen. Manches Mal muss der Termin aber auch nur verschoben werden. Wir erinnern uns alle noch an die Corona-Zeit. Aufgrund von Lockdowns konnten damals viele Hochzeiten nicht oder nur in einem sehr intimen Kreis stattfinden. Doch unabhängig davon, weshalb eine Trauung nicht abgehalten werden kann, ist es wichtig, die Hochzeit richtig abzusagen. Denn ansonsten können unangenehme Folgen entstehen.
Gründe, um eine Hochzeit abzusagen
Vielleicht bereitet Ihnen die Hochzeit bereits seit einiger Zeit Bauchschmerzen oder eine überraschende Wendung ist passiert. Wenn Sie überlegen, ob Sie die Hochzeit wirklich absagen sollen, dann werfen Sie doch einen Blick auf die häufigsten Gründe, warum Trauungen storniert werden.
Trennung
Einer der schlimmsten und gleichzeitig eindeutigsten Gründe, die Hochzeit abzusagen, ist eine Trennung.
Krankheit
Wenn Braut oder Bräutigam krank werden, kann die Hochzeit nicht stattfinden. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um eine längere und schwerwiegende Krankheit oder um einen kurzfristigen Magen-Darm-Infekt handelt. Wer aus gesundheitlichen Gründen nicht heiraten kann, der muss die Hochzeit absagen.
Todesfall in der Familie
Wenn vor der Hochzeit ein enges Familienmitglied stirbt, dann steht meistens weder dem Brautpaar noch den Angehörigen der Sinn nach einer Trauung. Außerdem wirkt ein Fest kurz nach einem Todesfall häufig pietätlos. Dennoch muss die Entscheidung dem Brautpaar überlassen bleiben, ob es kurz nach einer Beisetzung den Bund der Ehe eingeht oder nicht.
Finanzielle Probleme
Falls es Schwierigkeiten mit der Finanzierung der Feier gibt, muss das Fest ebenfalls abgesagt oder verändert werden. Vielleicht wird dann nur noch im kleinen Kreis gefeiert und es müssen nur Teile der Planung storniert werden.
Schwangerschaft
Einer der wenigen erfreulichen Gründe, eine Hochzeit abzusagen, ist eine Schwangerschaft. Zwar ist es heute moralisch gesehen kein Problem mehr, wenn die Braut bereits vor der Trauung ein Kind erwartet, dennoch möchten viele Frauen nicht hochschwanger heiraten. Die werdenden Mütter träumen davon, bei der eigenen Vermählung anzustoßen, sich wohlzufühlen und in ein bestimmtes Traumkleid zu passen. Wenn Ihnen der Gedanke, schwanger zu heiraten, Sorge bereitet, dann ist es vielleicht sinnvoll, die Trauung zu verschieben oder erst einmal abzusagen.
Es können auch andere Gründe den Ausschlag geben, dass das Paar die Hochzeit ganz oder vorläufig absagt. Wichtig ist, dass sich die Braut und der Bräutigam vor dem Schritt ausführlich besprechen und beraten. Die Entscheidung, eine Hochzeit abzusagen, sollte nicht leichtfertig getroffen werden. Wenn dann der Entschluss für eine Absage gefallen ist, müssen die nächsten Schritte möglichst schnell in Angriff genommen werden.
Wer wird über die Absage der Hochzeit informiert?
Sie müssen alle, die an der Heirat beteiligt sind, über die Absage unterrichten. Haben Sie eine Liste mit allen Dienstleistern und Gästen für die Hochzeit angelegt? Dann stehen Sie dort sämtliche Personen, die informiert werden müssen.
In der Regel betrifft das die folgenden Personen und Dienstleister:
- Hochzeitsgäste
- Standesamt
- Ansprechpartner für kirchliche oder freie Trauung
- Restaurant/Location
- Catering
- Hochzeitstorte
- Band, DJ, Moderator, Kirchenchor etc.
- Fotograf
- Stylisten und Visagisten
- Floristen
- Papeterie (Ballonflugkarten, Tischkarten, Speisekarten, etc.)
- Trauzeugen
- Brautjungfern
- Blumenkinder
- Autovermietung
- Brautmodengeschäft
- Juwelier
- Pyrotechnik
- Chauffeur/Kutscher
- Hochzeitsreise/Reisebüro
Die Hochzeitsgäste informieren
Stellen Sie sicher, dass alle Geladenen auch wieder ausgeladen werden. Am besten informieren Sie nahe Angehörige persönlich und zu Beginn. Die Eltern und Geschwister der Eheleute sollen nicht von Außenstehenden von der traurigen Nachricht überrumpelt werden. Wer möchte, der kann alle Gäste telefonisch oder persönlich informieren. Aber es ist auch legitim, den weiter entfernten Verwandten und Bekannten eine schriftliche Notiz zu senden.
Während eine Hochzeitseinladung niemals elektronisch via E-Mail, WhatsApp oder Messenger erfolgen sollte, dürfen Sie die Absage auf diesem Wege verschicken. Es ist für die Hochzeitsgesellschaft verständlich, dass Sie keine Lust haben, eine aufwendige Karte zur Absage der Hochzeit zu gestalten und zu versenden.
Was dagegen durchaus öfter genutzt wird, sind sogenannte Change-the-Date-Karten. Sollten Sie die Hochzeit nicht absagen, sondern nur verschieben wollen, ist diese Papeterie-Art eine gute Möglichkeit. Die Gäste werden damit über die Stornierung unterrichtet, bekommen aber direkt einen positiven Ausblick. Denn die Trauung wird stattfinden, nur nicht zu dem ursprünglich geplanten Datum.
Entscheidend ist, dass wirklich alle Gäste informiert werden. Dazu nutzen Sie am besten die Gästeliste, die Sie auch für den Versand der Einladungen verwendet haben. Fügen Sie dort eine Spalte ein, in der Sie den Versand oder die anderweitige Überbringung der Absagen notieren. Denken Sie primär daran, diejenigen Gäste frühestmöglich zu informieren, die Hotel- oder Ticketbuchungen zur Teilnahme an der Hochzeit vornehmen müssen. Je früher die Buchungen storniert werden, desto größer ist die Chance auf eine Rückerstattung.
Trauzeugen & Junggesellen-Abschied stornieren
Denken Sie daran, dass möglicherweise auch Aktivitäten und Reservierungen abgesagt werden müssen, mit denen Sie nur indirekt etwas zu tun haben. Das gilt vorwiegend für den Junggesellen- bzw. Junggesellinnen-Abschied. Häufig planen und organisieren die Trauzeugen diesen. Deshalb sollten Sie Ihre Trauzeugen möglichst frühzeitig informieren, dass diese Personen ebenfalls alle notwendigen Absagen treffen können.
Hochzeit absagen: Standesamt & Kirche
Wenn Ihre Hochzeit nicht wie geplant stattfinden wird, dann müssen Sie dem Standesamt und gegebenenfalls der Kirche bzw. dem Veranstalter der freien Trauung Bescheid geben.
Standesamt absagen
Benachrichtigen Sie so schnell wie möglich das Standesamt, bei dem Sie die Eheschließung angemeldet haben. Die Standesämter raten, spätestens zwei Wochen vor der Trauung abzusagen. Aber steht die Stornierung bereits früher fest, dann unterrichten Sie die Beamten schon eher. Alternativ kann es auch Gründe geben, warum Sie kurzfristiger als 14 Tage vorher absagen müssen. Bei einer plötzlichen und unerwarteten Erkrankung, einem Unfall etc. sagen manche Brautpaare auch erst wenige Stunden vor der Hochzeit ab. Eine extrem kurzfristige Information des Standesamtes lässt sich in manchen Fällen nicht verhindern.
Sagen Sie die Hochzeit am besten schriftlich ab. Es ist möglich, mit einem kurzen Schreiben direkt beim Standesamt vorstellig zu werden. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass die Absage der Hochzeit eingegangen ist.
Sie können die Hochzeit auch per E-Mail stornieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre elektronische Post ordnungsgemäß zugestellt wird und nicht im Spam-Ordner ladet. Wie gehen Sie dazu vor? Es genügt ein kurzer Anruf beim Standesamt, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht gelesen wird. Auch bei E-Mails sollten Sie auf eine kurze, schriftliche Bestätigung über den Eingang Ihrer Absage bitten.
Bei der Anmeldung der standesamtlichen Trauung mussten Sie eine Gebühr entrichten. Die Kosten können zwischen 50 und 500 EUR betragen. Bei besonderen Örtlichkeiten für die standesamtliche Hochzeit fallen auch höhere Kosten an. Wenn Sie die Hochzeit absagen, bekommen Sie die Gebühren normalerweise nicht oder nur in geringem Umfang erstattet. Das liegt daran, dass das Standesamt bereits tätig geworden ist und diese Mühen entlohnt werden müssen.
Kirche & freie Trauung absagen
Falls Sie für Ihre Ehe den weltlichen oder göttlichen Segen eingeplant haben, dann müssen Sie auch die kirchliche bzw. freie Trauung absagen.
Informieren Sie dazu den zuständigen Geistlichen, Theologen oder das Pfarramt. Auch hier gilt es wieder, sich den Eingang der Absage schriftlich bestätigen zu lassen. Fristen gibt es bei der Absage einer kirchlichen oder freien Trauung nicht. Aber Sie sollten auch hierbei dem zuständigen Ansprechpartner so schnell wie möglich Bescheid geben.
Location und Dienstleistern Bescheid geben
Die Hochzeit fällt unter die Kategorie der Fixgeschäfte. Das bedeutet, dass die Erbringung der Leistung an eine bestimmte Leistungszeit gebunden ist. Falls Sie Ihre Hochzeit nun absagen, können die Dienstleister ihre Leistung nicht wie vereinbart erbringen.
Doch was ist die Folge daraus? Das hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Prüfen Sie die Dokumente in Bezug auf die Stornobedingungen. Manche Dienstleister behalten nur die Anzahlung, wenn die Absage bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Hochzeit erfolgt. Bei anderen Anbietern wird generell eine Rückerstattung ausgeschlossen.
Besteht die Möglichkeit, dass die Hochzeit zu einem späteren Zeitpunkt stattfindet, sollte diese Option unbedingt in Betracht gezogen werden. Die Kosten sind bei einer Verschiebung häufig wesentlich geringer als bei einer kompletten Stornierung. Selbst wenn zu einer Datumsänderung nichts Konkretes in den Vereinbarungen steht, haben die Brautpaare eine wesentlich bessere Verhandlungsposition und können unter Umständen Sonderkonditionen herausschlagen.
Welche Kosten entstehen, wenn Sie die Hochzeit absagen?
Bei der Planung einer Hochzeit schließen Sie Verträge mit verschiedenen Dienstleistern ab. Dabei ist in der Regel direkt eine Anzahlung fällig. Dieses Geld bekommen Sie für gewöhnlich nicht mehr zurück, wenn Sie die Hochzeit absagen.
Teilweise bleibt es allerdings nicht nur bei der Anzahlung, die Sie entrichten müssen. Manche Dienstleister veranschlagen eine Stornogebühr für den Fall, dass Sie die Hochzeit absagen. Die Höhe wird teilweise gestaffelt. Sie hängt dann davon ab, wie kurzfristig Sie im Vorfeld stornieren. Je kürzer die Frist, desto höher fallen die Stornogebühren aus.
Dinge wie das Brautkleid und die Eheringe sind normalerweise vom Umtausch ausgeschlossen. Aber es besteht die Option, dass Sie die Robe verkaufen und die Ringe einschmelzen lassen. Dadurch bleiben Sie nicht auf den kompletten Kosten sitzen.
Standesamt: Die Anmeldegebühren werden einbehalten. Aufschläge für ein besonderes Hochzeitsdatum, die Heiratsurkunden oder eine spezielle Trau-Location können unter Umständen erstattet werden. Sprechen Sie dazu mit dem zuständigen Standesamt. Erklären Sie Ihre Situation. Dann werden die Beamten Ihnen die jeweiligen Regelungen mitteilen.
Hochzeitsversicherung: Erstattung, falls Sie die Hochzeit absagen müssen
Die Unkosten, die durch die Absage einer Trauung anfallen können, lassen sich durch eine Hochzeitsversicherung abfedern. Diese funktioniert ähnlich wie eine Reiserücktrittsversicherung.
Bei welchen Gründen die Versicherung greift, hängt vom individuellen Produkt ab. Meistens sind Trennungen allerdings nicht versichert, sondern nur folgende Ursachen:
- Schwere und unvorhersehbare Krankheit der Brautleute oder enger Angehöriger
- Unfall der Brautleute oder enger Verwandter, wodurch eine Teilnahme an der Hochzeit entfällt
- Unerwarteter Todesfall von Braut, Bräutigam oder der nahen Familie
- Unerwartete Schwangerschaft oder Schwangerschaftskomplikationen der Braut
- Unerwartete betriebsbedingte Kündigung von Braut oder Bräutigam
- Sachschaden am Eigentum der Brautleute
- Beschädigung der Hochzeitslocation durch Sturm, Hochwasser, Wasserrohrbruch, Blitzeinschlag, Feuer, Explosion oder Ähnlichem.
- Insolvenz eines Hochzeitsdienstleisters
- Überbuchung oder Ausfall eines Hochzeitsdienstleisters
- Verlust oder nicht Zustellung notwendiger Utensilien wie der Ringe, des Kleides etc.
Wenn aus den oben genannten Gründen die Hochzeit abgesagt wird, dann erstattet die Hochzeitsversicherung in der Regel die Stornokosten. Ob sich eine solche Versicherung lohnt, muss jedes Paar für sich selbst entscheiden. Das hängt stark von den einzelnen Umständen sowie den Kosten der Hochzeit ab.
Falls Sie etwa Eltern haben, die bereits sehr betagt sind, steigt das Risiko einer schweren Erkrankung oder sogar eines Todesfalls. Diese und ähnliche Faktoren sollten bei der Entscheidung für oder gegen eine Hochzeitsversicherung einfließen.
Hochzeit absagen als Gast
Es besteht nicht nur die Gefahr, dass das Hochzeitspaar die Trauung absagen muss, sondern auch, dass Gäste nicht kommen können.
Absage vor der Zusage
Am einfachsten und unkompliziertesten ist die Absagen, wenn sie bereits vor der Zusage erfolgt. Manches Mal ist es einem leider nicht möglich, zu einer Hochzeit von Freunden oder Verwandten zu kommen. Dann wird direkt von Anfang an abgesagt. Drücken Sie dabei auf jeden Fall Ihr Bedauern aus und erklären Sie, warum Sie nicht zur Trauung kommen können. Die Absage kann entweder mündlich oder schriftlich erfolgen. Oftmals steht in den Hochzeitseinladungen eine Frist sowie eine Kontaktadresse, über welche die Zu- oder Absagen eingehen sollten.
Absage nach der Zusage
Doch was geschieht, wenn Sie bereits zugesagt haben, und nun doch nicht zur Hochzeit kommen können? Sobald sich dieser Fall herausstellt, sollten Sie so schnell wie möglich Ihre Teilnahme an der Feier absagen. Das gilt vordergründig, wenn Sie zum engsten Dunstkreis des Brautpaares gehören oder eine wichtige Rolle auf der Feier spielen. Als nahestehender Freund oder Verwandter sind Sie dem Brautpaar sehr wichtig. Es kann sein, dass die Hochzeit möglicherweise ohne Sie überhaupt nicht stattfinden wird. Deshalb ist es essenziell frühzeitig und offen die Absage zu kommunizieren, dadurch haben die Verlobten ausreichend Gelegenheit weitere Schritte zu planen.
4 Tipps zum Absagen als Gast:
- Halten Sie die Form ein: Wenn Sie eine schriftliche Einladung erhalten haben, dann sagen Sie auch per Brief oder Karte ab. Falls Sie bereits zugesagt haben und anschließend wieder absagen, sollten Sie das Brautpaar persönlich, telefonisch oder schriftlich informieren. Je kurzfristiger die Absage ist, desto eher empfiehlt sich ein Anruf.
- Erklären Sie den Grund: Natürlich müssen Sie sich für eine Absage nicht rechtfertigen. Dennoch gehört es zum guten Ton, einen Grund für das Nicht-Erscheinen zu kommunizieren. Dazu braucht es keine ausufernde Erklärung, sondern nur eine kurze Stellungnahme.
- Bleiben Sie bei der Entscheidung: Wenn Sie Ihre Teilnahme einmal abgesagt haben, bleiben Sie anschließend dabei. Auch wenn das Brautpaar traurig ist, ändern Sie nicht immer wieder Ihre Meinung. Dadurch erschweren Sie nur die Hochzeitsplanung.
- Zeigen Sie Ihre Verbundenheit: Selbst, wenn Sie nicht zur Hochzeit kommen, können Sie sich eine kleine Überraschung für das Brautpaar überlegen. Vielleicht senden Sie eine Videobotschaft oder sorgen für eine andere besondere Aufmerksamkeit auf der Hochzeit. Auf jeden Fall sollten Sie Ihre Glückwünsche zu der Feier überbringen. Dazu senden Sie am besten eine schöne Karte.
Hochzeit absagen: Vorlagen für jeden Zweck
Sowohl dem Brautpaar als auch den Hochzeitsgästen fällt es schwer, die Trauung bzw. die Teilnahme daran abzusagen. Deshalb stellen wir Ihnen Vorlagen zu diesem Zweck bereit.
Absage von Standesamt, Kirche und Dienstleistern
Die Absage von Standesamt, Kirche und Dienstleistern sollten Sie sich immer schriftlich bestätigen lassen. Es ist für eine eventuelle Kostenerstattung wichtig, dass Sie die Ämter und Service-Anbieter möglichst frühzeitig informieren. Das geht zum Beispiel so:
Absage an die Hochzeitsgäste
Wenn Sie den Hochzeitsgästen eine Absage senden, dann begründen Sie diesen Schritt kurz. Sie müssen dabei nicht in Detail gehen. Aber eine kurze Information sorgt dafür, dass keine Gerüchte in Umlauf gebracht werden.
Absage durch den Gast
Falls Sie als Gast nicht auf die Hochzeit gehen können oder wollen, sagen Sie bitte frühzeitig ab. Wählen Sie die Anrede, die Sie auch im echten Leben nutzen würden. Wenn Sie die Brautleute normalerweise siezen, dann übernehmen Sie diese Gepflogenheit auch in dem Schreiben. Ansonsten dürfen Sie duzen.
Wenn Sie Ihre Hochzeit absagen müssen, dann ist das bestimmt kein leichter Schritt. Aber in manchen Fällen ist er einfach notwendig. Wir hoffen, die genannten Tipps und Vorlagen helfen Ihnen weiter.
